Kebijakan ini menjelaskan bagaimana PT Meta Sintesa ("StafDigital", "kami") memproses data pribadi melalui situs stafdigital.id, aplikasi StafDigital (web, iOS, Android), dan layanan asisten AI di WhatsApp, Instagram, Messenger, serta chat website. Kebijakan ini disusun mengikuti Undang-Undang No. 27 Tahun 2022 tentang Pelindungan Data Pribadi (UU PDP) dan peraturan pelaksanaannya.
1. Peran kami
- Sebagai prosesor. Untuk data pelanggan bisnis yang memakai StafDigital (misalnya pasien klinik), bisnis tersebut adalah pengendali data. Kami memproses data itu hanya atas instruksi bisnis tersebut berdasarkan perjanjian pemrosesan data (DPA). Permintaan atas data tersebut sebaiknya diajukan ke bisnis yang kamu hubungi; kami akan membantu mereka memenuhinya.
- Sebagai pengendali. Untuk data akun staf pengguna aplikasi, data tagihan, data pendaftar konsultasi, dan data pengunjung situs ini, kami adalah pengendali data.
2. Data yang kami proses
- Identitas & kontak: nama, nomor WhatsApp, email, ID akun Instagram/Messenger.
- Isi percakapan: pesan, voice note, dan lampiran yang dikirim ke bisnis melalui kanal yang terhubung. Isi percakapan tentang kesehatan termasuk data pribadi yang bersifat spesifik dan kami lindungi dengan kontrol tambahan.
- Transaksi: booking, jadwal kunjungan, deposit, dan status pembayaran.
- Atribusi: sumber lead seperti campaign, iklan, dan parameter UTM.
- Akun staf: username, email, data autentikasi, dan log aktivitas.
- Teknis: log server dan laporan error tanpa isi pesan.
- Pendaftaran konsultasi (form di halaman Kontak): nama, nomor WhatsApp, nama dan jenis bisnis, kota, perkiraan volume chat, tantangan yang dipilih, catatan, waktu yang diinginkan, dan parameter kampanye (UTM) bila kamu datang dari iklan. Form ini dikirim hanya setelah kamu mencentang persetujuan.
3. Tujuan pemrosesan
- Membalas pertanyaan, membuat dan mengingatkan booking, serta menyerahkan percakapan ke staf bisnis bila diperlukan.
- Mengirim pesan promosi hanya kepada pelanggan yang memberi persetujuan terpisah untuk menerima promo.
- Menghubungi pendaftar konsultasi lewat WhatsApp untuk menjadwalkan dan menyiapkan sesi, serta mengirim ringkasan rekomendasi.
- Menyusun laporan kinerja dan atribusi untuk bisnis.
- Menjaga keamanan layanan, mencegah penyalahgunaan, dan memenuhi kewajiban hukum.
Kami tidak menjual data pribadi dan tidak memakai data pelanggan bisnis untuk melatih model AI.
4. Asisten AI dan pihak ketiga
Asisten AI selalu memperkenalkan diri sebagai AI, dan pelanggan bisa meminta bicara dengan staf kapan saja. Sebelum teks percakapan dikirim ke penyedia model bahasa, data identitas (nama, nomor, email, alamat) diganti dengan penanda (pseudonimisasi). Transkripsi suara dan pencarian Knowledge Base berjalan di server kami sendiri.
Pihak ketiga yang menerima data sesuai fungsinya:
- Penyedia model bahasa (teks percakapan yang sudah dipseudonimkan). Nama penyedia dan lokasi servernya kami cantumkan di sini sebelum dipakai untuk memproses percakapan pelanggan.
- Meta (WhatsApp, Instagram, Messenger): pesan yang dikirim melalui platform tersebut.
- Google (Google Calendar): jadwal booking tanpa detail medis.
- Xendit: nominal dan data pembayar minimal untuk tautan pembayaran deposit.
- Penyedia infrastruktur di Indonesia: server, penyimpanan cadangan terenkripsi, dan email transaksional.
Daftar ini kami perbarui setiap kali ada pergantian penyedia.
5. Lokasi & keamanan
Data disimpan di server di Indonesia. Kontrol yang kami terapkan antara lain isolasi data per bisnis, enkripsi data identitas, akses berbasis peran per cabang, log audit atas akses data sensitif, dan cadangan terenkripsi. Bila terjadi kegagalan pelindungan data, kami memberi tahu pihak yang terdampak sesuai tenggat UU PDP.
6. Retensi
Data disimpan selama diperlukan untuk tujuan di atas atau selama langganan bisnis aktif, lalu dihapus, kecuali ada kewajiban hukum untuk menyimpannya (misalnya dokumen tagihan). Setelah langganan berakhir, data bisnis dan pelanggannya dapat diekspor selama 90 hari, lalu dihapus. Data yang sudah dihapus masih dapat berada di cadangan terenkripsi sampai cadangan tersebut dirotasi, dan tidak dipulihkan secara selektif. Data pendaftar konsultasi yang tidak berlanjut menjadi pelanggan dihapus 12 bulan setelah pendaftaran.
7. Hak kamu
Kamu berhak meminta akses atau salinan data, perbaikan, penghapusan, penarikan persetujuan (termasuk berhenti menerima promo), dan penghentian pemrosesan. Cara mengajukannya dijelaskan di halaman Hapus data.
8. Kontak
PT Meta Sintesa · Buana Central Park Blok H No. 9, Batu Aji, Batam, Kepulauan Riau
Pejabat Pelindungan Data Pribadi: hello@stafdigital.id